【Googleサイトで業務改善】社内ポータルサイトを作って改善できたこと

課題解決 / 業務改善

こんにちは、イチカワです!
今回はGoogleのサービスの1つである「Googleサイト」についてご紹介します。

前回ご紹介したGoogleカレンダーに比べれば知名度は低いかもしれませんが、同じくらい便利なサービスです。
コードを書かずに、簡単にwebサイトを作成することができるのが特徴です。

当社では最近、このGoogleサイトを使用した社内ポータルサイトを作成しました。
ここでは、当社の社内ポータルサイトが、どんな問題を改善できたのかをご紹介していきます。

Googleサイトで業務改善:ポータルサイトが改善したこと①

当社では、1つのプロジェクトの情報を複数の社内サーバーや共有フォルダに保存し、別々の場所で管理していました。これでは管理する場所が複数あり、好ましくありません。

そこで、社内ポータルにプロジェクトごとのページを作成することで、そこにファイルを集約することにより一元管理が可能になりました。
ファイルサーバーと違い、同じGoogleサービスのGoogleドライブに保存してあるファイルをそのままページに挿入することができ、そのページから簡単に共同ファイル編集ができるので管理運用も非常に楽です。

Googleサイトで業務改善:ポータルサイトが改善したこと②

当社では緊急事態宣言の後、テレワークを実施することになりました。

時間のない中でしたが、Googleサイトでは簡単に短い時間でページを作成できました。
テレワーク時のPCの使い方やビデオ会議の手順を周知するページとして、操作手順や作成してもらった資料を集め、効率的な情報伝達をすることができました。

その都度トップページに必要な情報を配置することによって、ファイルサーバーではできない情報の伝え方ができるのも、ポータルサイトのよいところだと思います。

Googleサイトで業務改善:さいごに

ここでは、弊社がGoogleサイトを使ってどんな取り組みをしているかをご紹介させていただきました。

有効に活用するには社内への周知が必須ですが、地道に浸透させていく価値のあるサービスだと思います。ファイルサーバーでの管理と何が違うのか?なぜポータルを使うのか?の1つの指標にしていただければ幸いです。


前回の改善記事はこちら!
*【働き方改革に!】Googleカレンダーの便利技を紹介!

通常の仕事の中にも改善点を見つけて、働き方改革を!
*業務改善のヒントはこちらから!

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