【働き方改革に!】Googleカレンダーの便利技を紹介!

課題解決 / 業務改善

こんにちは。本記事がヒラメキ工房初執筆になるイチカワです!

突然ですが、当社では最近Gsuiteを導入しました。
「働き方改革」が注目される昨今ですが、Gsuiteのコアサービスの1つであるカレンダーに着目した便利技をご紹介します。

Googleカレンダーのショートカットについて

Googleカレンダーを使ってはいるものの、便利なショートカットには気づいていない人も多いかと思います。
カレンダーの設定から、キーボードショートカットを有効にすると、マウスを使わずに自由自在にカレンダーを操作することができます。
下記に一部ご紹介します。

年表示 …y (year)
月表示 …m (month)
週表示 …w (week)
日表示 …d (day)

今日の期間を表示 …t (today)
次の期間を表示 …n (next)
前の期間を表示 …p (past)

予定の作成 …c (create)
作成した予定の保存 …ctrl+s
凡例 …shift+/ (?キー)

カレンダーは毎日使うスケジュール管理ツールですから、1回1回の少しの時短でも効果は大きいのではないでしょうか。
ぜひ、上記のショートカットキーを使って、時短を目指してみてください!

Googleカレンダーで会議室予約を運用

Gsuite管理者が“リソース”として会議室を登録すると、会議室に対して予約ができるようになります。
「あの会議室今誰か使っているのかな?」や、「この時間は押さえておきたいから周知しておこう」などの会議室予約に関する手間が大幅に削減できます。

また、予約作成画面では参加者を追加することはもちろん、会議資料をカレンダーに添付し全員に配布したり、ビデオ会議と連携したり、意識すると今まで気づかなかった便利な使い方を発見できるかもしれません。

社内で共有しているものは会議室だけではないと思います。(社用車や業務機材、共用PCなど)
これらも“リソース”登録してしまえば、カレンダーで管理が可能になります。

上記は全社的な共通認識としてカレンダーを使って管理をする、という前提が必要ですが、アナログな管理からの脱却には簡単で効果も大きいのではないでしょうか。

Googleカレンダー便利技についてのまとめ

日々のルーチンでも意外と多くの時間を使っています。
今回ご紹介したこと以外にもさまざまな便利技があります。
今まで必要以上に時間をかけていた社内業務の数々・・・。
効率化の糸口になれば幸いです。


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