こんにちは。総務部のSです。
日常業務でPCを使っていると、こんな機能があればなぁと思ったりすることがあると思います。
実際に私が使っていて、作業効率アップにつながる、便利だと思うツールをご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください！
業務改善にオススメツール①：高性能なメモ帳「サクラエディタ」
Windowsを使っている方はアプリの中に「メモ帳」があり、テキストファイルを作成する際に使っているかと思います。
その「メモ帳」に色々な機能が付いたものが「サクラエディタ」です。
では、どんな違いがあるかを見ていきましょう。
1.タブ機能…「メモ帳」の場合、複数のテキストを開くとその数だけウィンドウが立ち上がります。しかし「サクラエディタ」の場合、画面上部にタブが表示されインターネットブラウザのように切り替えることができます。
2.背景色や文字色の変更…「サクラエディタ」は背景色や文字色を自分の見やすい色に変更できます。また、色を付けることで、見落としがちな「全角スペース/半角スペース」も一目で見つけることができます。
3.検索、置換機能…「メモ帳」にある検索、置換機能は現在開いているファイルでしかできませんが、「サクラエディタ」ではgrepという機能を使って、複数ファイルを一括で検索、置換することができます。この機能を使えば、例えば部署名が変わった際などに複数ファイルまとめて変更が可能になります。
4.自動保存機能…「サクラエディタ」にはユーザーが任意に設定できる自動保存機能があります。これを使えば、突然アプリが落ちてしまった場合や保存を忘れて閉じてしまった場合でも安心です。
以上が高性能なメモ帳「サクラエディタ」の紹介でした。まだまだ機能があるので、皆さんぜひ使ってみてください。
業務改善にオススメツール②：Gmailの開封通知アドオン「Mailtrack for Gsuite」
仕事で業務連絡をする際、即時性が求められるもの以外については、相手の仕事を中断させないよう電話以外の手段を用いることが望ましいと考えています。
しかし、メールで連絡をしても相手がそれを見てくれないと伝わりません。そこで便利なものが「Mailtrack for Gsuite」です。
これはGsuiteに使えるアドオンなのですが、インストールすると送信したメールの左側にダブルチェックが表示されます。このチェックが「正常に受信されていること」、「開封されたこと」を表しています。
これを活用すれば、メールを開封していない人には別の手段でフォーローするなどして「伝わっていない」を防ぐことができます。
以上、簡単ではありますが、私が業務効率化に使用しているツールの紹介でした。
ネットで検索してみると、思った以上に便利なツールを見つけることができます。
働き方改革が推奨されている昨今、少しの改善で、日々の業務を効率化させてみるといいと思います。
皆さんも不便なことがあれば、ぜひ一度検索してみてください。
《野毛印刷が提案する働き方改革の方法はこちら！》
