こんにちは。総務部のアベです。
ここ1～2年のコロナ渦で、他人との非接触が推奨され、在宅勤務が各企業で推進されてきました。
皆さんの職場では、在宅勤務が当たり前になっていますでしょうか。
特に、パンフレットやチラシ等、印刷物の校正に携わっている方は「在宅勤務ができない！」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
印刷会社である当社も、その悩みを長らく抱えていました。
印刷会社が在宅勤務をするにあたって
現在当社は、在宅勤務の体制を整え、部署にもよりますが出社する日と在宅勤務の日を使い分けるハイブリッド型の勤務体制をとっています。
在宅勤務の前提条件は「デジタル化」だと思いますが、「紙」を扱う業務は、まだまだ出社して対応しなければならないという現状があります。
私が所属する総務部でも事務書類のデジタル化を進め、全社で在宅勤務ができる環境を整えようと奮闘しています。
ですが、当社は印刷会社。仕事を進めていく上で必ずと言っていいほど発生するものがあります。
それは「校正紙」です。
印刷物の制作過程では非常に大切な「校正紙」ですが、
「校正紙で修正を確認しないと」
「校正紙をお客さまのところに届けないと」
といった、「校正紙」ありきの仕事の回し方が定着していたため、在宅勤務ができない・または在宅勤務をすると仕事が止まってしまう、という社員が出てきてしまったのです。
印刷物の校正に携わったことがある方は、「あるある」といった事象ですよね。
「仕方ない」と諦めるのは簡単ですが、改善できないかいろいろと考えてみました。
そこで当社は、リモート会議の開催に加え、次の仕組みを活用するようにしています。
それぞれ「何のこと？」と思われると思います。
詳しく説明していきますね。
在宅勤務促進に役立つ便利ツール
「webdav」は、ファイルの受け渡しサーバーの名称で、入稿時の原稿や画像データなどの容量が重いファイルを、直感的な操作でアップロード・ダウンロードできるツールです。
セキュリティが確保されているので、無料のファイル転送サービスを利用するよりも安全性が高くなっています。
「スマプル」は、当社のオンライン校正サービスの名称で、印刷物の校正PDFの確認、さらには赤入れから校正の戻しまでを、オンラインで完結させられる便利なツールです。
▼詳しい「スマプル」の紹介はこちら
実はこの2つ、これまでもお客さまとの校正対応でご提供していたツールではあります。
ですが、営業担当やお客さまによってツールの利用頻度に差があったり、自社内の業務では使っていない、という実状がありました。
「このツールを社内で本格的に浸透させれば、在宅勤務もしやすくなるのでは…」
ということで、印刷物の校正に携わる際は「webdav」「スマプル」を使用するよう全社に徹底させました。
実際に使ってみると、校正紙を出さないことによる非接触のメリットだけでなく、コピー用紙の削減や、校正紙の受け渡しに関わる時間削減の効果など、得られたものがたくさんありました。
webdavとスマプルの併用で在宅勤務を促進！
社内で取り組んだこの施策は、もちろんお客さまにもご提供しています。
オンライン校正ツール「スマプル」は、複数人で同時に赤入れができ、WEB上で校正チェックができるため、校正作業自体が効率化できるとお客さまにもご好評いただいています。
▼「スマプル」利用イメージ。場所が離れていても、複数拠点があっても、完全リモートで校正作業が行えます。
今回ご紹介したツールは、印刷物の校正に携わる方の働く環境を変える手助けができると思います！
「在宅勤務ができなくて悩んでる」という校正担当の方がいらっしゃいましたら、お気軽にご連絡ください。
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