【印刷物の校正にも働き方改革!】『自動組版』なんて自分の業務には関係ないって思っていませんか?

課題解決

突然ですが、自動組版ってどのようなことだか、皆さんは思いつきますか?

サービス紹介のページで紹介されていますので、詳しくはこちらをご覧ください。
https://hirameki.noge-printing.jp/service/automatic-typography/

紹介ページから抜粋すると『自動組版』とは、

制作段階で生じる負担やボトルネックになっている入稿、度重なる校正業務などを削減するために、手作業となっていたDTP作業を自動化し、正確さとスピーディーさを兼ね揃えた安定感のある制作手順で進める

デザイン・レイアウトにおいて規則性、一貫性のある印刷物の編集を自動処理で配置できるようにテンプレートを設計

と紹介されていいます。
規則性、一貫性のあるレイアウトの印刷物を作るわけではないので、自分には関係ないサービスだな、って思うのではないでしょうか。

確かにそうかもしれません。

でも、自動組版サービスで活用されている各種ノウハウって、実は工程で分割できて、その工程ごとのノウハウを個別に活用できたりするって知っていましたか?あなたの担当業務に活かせるノウハウを探してみましょう。

まずは、自動組版サービスの「改善ポイント」と「工程」についてみてみます。

『自動組版』で改善できること

『自動組版サービス』には大きく3つの改善ポイントがあります。

1.執筆者への原稿作成負荷の軽減

2.事務方(取りまとめ役)の原稿整理、校正チェックの軽減

3.制作担当の作業の効率化と精度向上

 

『自動組版サービス』の工程は次のように分けられます。

A.設計①(仕様):全体の仕様を設計する

B.設計②(レイアウト):最終的なでき上がりのレイアウトを設計する

C.入稿:執筆依頼、原稿収集・整理

D.データ加工:自動で処理できるよう入稿データを加工する

E.組版処理:自動でレイアウトする

F.校正チェック

改善ポイント3.は「制作する側」の改善なので割愛して、1.2.についてどんなノウハウが活用できるのか、その一例を挙げてみます。

『自動組版』の活用のしかた

執筆者への改善

●仕様に基づいた入稿フォームを支給することで、執筆の負荷を減らす
・基本情報が入力済みの入稿フォームを支給
・選択項目などはプルダウン
・前回の最終データが入力された入稿フォームを支給

●仕様を決めることで、入力内容を明確にする
・執筆のルールブックを添付
・入力見本を添付
・最終レイアウトを添付

事務方への改善

●仕様に基づいた入稿フォームを配布することで、原稿の取りまとめの負荷を減らす
・ファイル名を管理しやすいものにして配布
・マクロで集まった原稿をひとつのExcelに集約
・原稿の取りまとめ業務自体をアウトソーシング

●仕様を決めることで、イレギュラー対応への負荷を減らす
・執筆者へのルール提示により、イレギュラーを減らす
・仕様を決める際にイレギュラーを想定して対応について決めておく

●入出稿のデジタル化・ルール化により、校正チェックの負荷を減らす
・入稿データを自動でレイアウトするため、細かなチェックがいらない
・Web校正の仕組みを利用して、ペーパーレス、時短を実現

●原稿データのクロスメディア展開を可能にする
・印刷物作成だけでなく、集約したデータをWebで利用
・集約したデータを集計して別資料として使用


こうしてみると「仕様」という文言があちこちにでてきます。「仕様を決める」ことが、ものを作ることで大事になってきます。(当たり前なことかもしれませんが)

プログラム、デザインなどの技術も大事ですが、「仕様」が決まっていないと二度手間、三度手間を踏むことになってしまいます。ですので、「仕様」を決めるための時間をしっかりと取って業務に臨むことをお薦めします。

では、実際に今回例に挙げたノウハウを使った改善を「自分がやれるか?」と思うかもしれません。改善したい内容をネットで検索すると近しい回答が得られるかもしれませんので、やる気のある方はまず検索してみて、改善にトライしてみてください。

ノウハウのある人、スキルのある人は既にやっていることもあるかと思いますが、トライしたくても敷居が高いと感じてしまっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんなときは当社へご相談ください。

トライする、もしくは相談することから「業務改善、はじめてみませんか?」

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