コロナウイルス収束の目途はなかなか見えず、心配な日々が続いています。

自粛の程度もそれぞれの裁量に委ねられるようなかたちになり、一時の緊急事態宣言時に比べると街へ人が戻りはじめているように見えますが、新しい生活様式、コロナ禍後のニューノーマルへの適応が引き続き求められています。

ビジネスにおいては、在宅勤務やオンライン会議の導入により、対面の必要性やオフィスの役割など、これまで普通に行っていたことの意義が見直されるようになりました。

在宅勤務のメリットとデメリットは？

一時的と思われた在宅勤務が継続となった方々も多いのではないでしょうか？職種や役割、年代によっても、可否や賛否は変わってくるようですが、業務効率が上がった（無駄な打ち合わせがなくなる、仕事に集中できるなど）、通勤時間が不要になった、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなったなどの良い効果が生まれました。

一方、今後も在宅勤務を取り入れていくなかで指摘されている課題のひとつに社内でのコミュニケーション、チームワークがあります。具体的には、連絡がメールなどに限られやすい、業務内容の共有や進捗管理にさらに工夫が必要になるなどです。最低限の打合せをオンライン会議で行うような状況のなかでは、オンラインでさえ顔を合わせる機会がめっきり減ったのではないでしょうか？

様々なコミュニケーションツールの制作に携わる当社では、「在宅勤務なので校正確認に時間がかかる」とのお声をよくお聞きしました。今回は、ネット環境さえあればすぐに使用できるオンライン校正システムをご紹介させていただきます。

校正の手間を軽減するオンライン校正

オンライン校正システム「スマプル」は、校正の確認や修正指示などの校正に関わる手間を軽減するための機能を備えています。出力やスキャンが自由にできない、データのみでの校正確認に不安があるなど、在宅勤務での不自由を解消したい方へもお役立ていただきたいシステムです。主な4つのメリットをご紹介いたします。

1.メンバー登録で校正手配の手間を軽減

メンバー登録で、校正データの一斉送信や原稿データの受け渡しがシステム上で可能です。入稿・校正データアップ時には、自動で通知メールが届くのでタイムリーな連絡も不要です。また、詳細な設定により、必要なページのみの校正閲覧や通知受信ができます。

2.ネット環境さえあれば確認・校正が可能

システムにアクセスできれば、どこにいても最新データに赤字を入れることができます。データはシステム上で共有しているので、複数名で同じデータへの赤入れができます。オフィスを離れることの多い方でも、校正作業が滞りません。入れていただいた赤字がテキストとして残るので、赤字を読み間違えられることもなく文書差し替えにも最適です。

3.校正時間の短縮

デジタル検版機能で変わった箇所がすぐに分かります。修正カ所以外は校正をしなくて済み、校正時間を短縮できます。複数名で赤字を入れているときにも、変更箇所がすべて把握できるので安心です。間違いを発見したら、その場ですぐ赤字を入れることができます。

4.校正履歴の管理

入稿から校了まで、誰がどんな操作をしたのか履歴が残ります。データのアップロードやダウンロード、修正指示や校了指示など、一覧での確認が可能です。トラブルが起こったときにも、確実に責任の所在をたどることができます。制作データを遡って確認することも可能です。

担当ごとにパスワードの設定必須、SSL認証にも対応しておりますので、セキュリティ面も安心です。働く環境が大きく変わったこの時期に、校正も新しい方法で改善してみませんか？部分的な導入や試用も簡単ですので、お気軽にお問合せください。

※「スマプル」は「XMF」と同様システムです。2020年6月19日よりサービス名を変更しております。