【社員同士のコミュニケーションのきっかけに！】オリジナルの社内報を制作するポイント

2020.10.17

こんにちは。システム営業2課のSです。
いろいろなご縁があり、野毛印刷社社内報の手配を2年ほど担当しています。

担当になってすぐの頃は分からないことばかりで苦戦していましたが、最近は「こうすれば、もっとよくなるのではないか？」と気づくことも多くなってきました。
ですので、少しばかりではありますが皆さまに「気づき」を共有できればと思います。

社内報でどのような内容を特集したらよいのか

そもそも社内報とは？というお話から始めますと、

社内報とは

会社が従業員とその家族に対し会社の内容等を知らせるための定期的刊行物。
通常月１〜２回刊が多く，社内での出来事などを記事にした新聞ないし雑誌の形態をとる。
ヒューマン・リレーションズの観点から労使の意思疎通をはかる。
（コトバンクより引用　／2020.10.17時点）

とのこと。
ですので、社内報というのは、会社に所属する社員、そしてその家族や会社に関係する人々に対し「社内で行っていることをお知らせするもの」ということになります。そのため、「どんな人と一緒に働いているのか」「会社は今、何をしているか」というものを特集、掲載するのがいいのではないでしょうか。

当社社内報では「野毛のヒトビト」と題して、1ページまるっと社員を紹介するページを設けており、各人の趣味や好きなことなどを思い思いに語ってもらう場としています。ほかにもオススメの本を紹介するスペース、趣味の紹介をするスペースなどなど…基本的には社員に原稿の執筆を依頼し、好きなように語ってもらう場を多く設けるようにしました。

そのような構成にしている理由としては、「どんな人と一緒に働いているのか」を広く周知し、社員同士のコミュニケーションをとるきっかけとなればいいなと思ったからです。
なので、基本的に集めた原稿へは手を加えず、最低限の誤字脱字のチェックのみに留めるようにしています。というのも、あまり大きく原稿に手を加えると「リアルな社員の声」「各人の個性」が薄れてしまうからです。

とはいえ、社員の個性が溢れすぎて最初に決めた「コンテンツ」「デザイン」などの指針がぶれないよう、要注意が必要となります。ここのさじ加減がなかなか難しく、毎回苦戦しています（笑）

オリジナリティーを出すポイントとは

社内報にオリジナリティーを出すには企画・制作を一貫して行うことが重要です。

・どんなコンテンツ（記事）を掲載すべきか。

・どんなデザイン（雰囲気）にするか。

社内報の制作をスタートする前に、これらの指針をしっかりと決めることで「会社らしい」社内報にすることができると思っています。逆に、そこをしっかりと決めず曖昧に進めてしまうと、内容も雰囲気もチグハグなものが出来上がりかねません。

どんな媒体・仕様で伝えるのが効果的か

ずばり、紙媒体での発行をおすすめしています。

最近では電子ブックやメール配信、更にはSNSを活用して社内報を発信している会社様もいらっしゃるそうです。それには、電子ブックの利便性やペーパーレスの推進など、さまざまな背景があるとは思いますが、やはり印刷会社としては紙媒体での作成が一番だと思います。

もちろん、ただ紙をオススメしているわけではなく、紙媒体で発行するメリットもございます。

①　一覧性の読みやすさ
②　好きな時に読める、持ち運びが自由
③　家族にも読んでもらえる

①「一覧性の読みやすさ」というのは電子ブックやメール配信などにはない、紙媒体だからこその良さだと思います。

PCやタブレット、スマホなどの小さな画面で紙面を拡大して見る、というのはなかなか大変。見たい箇所を上手くアップにできなかったり、意図せずページが捲れてしまったり…。ただ読むだけでも操作性にストレスを感じてしまう方もいるのではないでしょうか？また、紙のページを「捲る」という行動により、冊子を「読んでいる」感覚が強まり、画面上でテキストを読むよりも内容が頭に入ってきやすい……ような気がします。（私だけでしょうか…？？）

②「持ち運びが自由」という点は、電子ブックなどに比べればまだまだ劣るポイントでしょう。

③「家族にも読んでもらえる」という点も、電子ブックでも問題ないのでは？というご意見もあります。

とはいえ、データ配信の社内報では、最新号をご家族に読んでもらうにもデータが入っている電子機器を渡す必要があったり、場合によってはデータを転送したりする必要が。そうなると、社内報を読んでもらうのにもなかなか手間がかかる…。

であれば、「最新号できたから読んでみて」とポンッと渡せる紙媒体が一番楽なのではないでしょうか。また、「社内報が電子化されてから読まなくなった」という意見も少なからずお聞きすることがありますので、紙媒体もまだまだ捨てたものではないのでは？

仕様については、掲載するコンテンツや内容によって選定することが大切だと思います。リーフレットなのか、冊子なのか、一概に「こうした方がいい！」とは言い切れないものですので、「どこを読んでほしいか」「なにを見てほしいか」を考えたうえで仕様を決定していきましょう。

制作者と編集者とでしっかりと話し合いを重ね、「会社らしい」オリジナルの社内報を作り上げることが大切です。なによりも、「誰に読んでほしいか？」を考えることを常にお忘れなく。

当社では、社内報の仕様提案はもちろん、掲載するコンテンツや企画提案、デザイン制作までをお請けすることが可能です。
制作に関しましても、全体的なデザイン制作・取材までをお手伝いする「フルオーダー」から、制作の一部のみをお手伝いする「セミオーダー」まで、幅広く作成のお手伝いができます。印刷会社ならではのご提案をさせていただきますので、詳細につきましてはお問い合わせフォームよりご連絡くださいませ。