印刷物を作るときの課題の一つ「原稿集め」
こんにちは。制作課のオオバヤシです。
突然ですが、印刷物を印刷会社に依頼する際、データとして必要なものは何だと思いますか？
それは、
・文字原稿
・画像
大きくこの２つです。
印刷物の発注担当の方なら経験があるかもしれませんが、ページ物の印刷物を作る際、この原稿を集めたり、管理したりする作業が思った以上に大変だったりします。
当社が手がける印刷物の一つに「若者向けの物件情報をまとめた冊子」がありますが、依頼主であるクライアントさまでは、
「冊子に載せる物件情報を、20社ほどある提携会社から集めるのがとても大変！」
というお悩みをお持ちでした。
具体的にどんな所が大変かというと…
・同じように画像データもメールで各社から送られてくる。容量オーバーでうまく添付されていない場合は、メールが複数回に分かれることがある。
・全部で20社ほどの提携先があり、入稿の完了・未了の管理が大変。
・校正の確認として提携会社各社に1件1件、校正用PDFを送信しなければいけない。
・メールでやり取りをしていると、修正の指示が分かりにくいことがある。
膨大な時間がかかり、とても大変なことだと想像できますよね。
そこで、当社が直接、提携先の不動産会社さまと入稿のやりとりから請け負うよう改善を行ったのですが、今度は不動産会社さまとクライアントさま間で情報共有がされなくなり、指示が錯綜してしまうという新たな課題が生じてしまったのです…。
原稿集めの課題は、『スマプル』を使って解決！
クライアントさま、不動産会社さま、野毛印刷の3社間で原稿データのやりとりができて、なおかつデータ授受の管理と共有ができないだろうか…？
そこで思いついたのが、当社が提供するweb校正サービス『スマプル』の活用です。
スマプルはオンライン校正ツールですが、それがどう改善に役立つのか、実際の操作画面を元に説明していきます。
まず、スマプルはログインユーザーを前もって登録しておくことで「ジョブ」という一つの校正用スペースにメンバーを登録することができます。
メンバーとなっているユーザーは、データの閲覧・送信・受信・校正ができるようになります。
さらに、「ジョブファイル転送」というスペースがあり、不動産会社さまのユーザーごとに用意されています。
こちらに入稿データをドラッグアンドドロップするだけで、野毛印刷にデータ入稿が完了する、という仕組みです。メッセージを書き込むこともできます。
今回の事例では入稿に先立ち、「データ入稿マニュアル」を作成し、関係各所に送りました。
しっかりと準備期間を設けて、入稿や校正のやり取りをスムーズに進めるための工夫の一つです。
また、操作についての不明点やご質問等も出るだろうと考え、それらを受け付ける窓口を当社内に設けて対応できるようにしました。
『スマプル』で原稿を管理した結果、どう改善した？
では、スマプルを活用した結果、クライアントさまが抱えていた課題がどう解決したのか、どう改善できたのか、解説していきます。
１．原稿と画像データを入れるスペースが明確になった！
「ジョブファイル転送」というスペースが不動産会社さまのユーザーごとに用意されているため、まずデータが迷子になることはありません。
また、自動的に送信のメール通知が届くため、わざわざご連絡をいただく手間も省けて時短になりました。
２．データ授受の管理が一元化された！
スマプルの「ジョブ」内でデータの授受が完結するため、入稿の完了・未完了が明確になり、未入稿の会社さまへの対応がシンプルになりました。
３．容量を気にせずデータを送れる！
メール添付で原稿や画像を送付すると、容量オーバーで送れないことがあります。
スマプルは、一つのジョブで最大10GBまで乗せられるため、送付時に容量を気にする必要がありません。
４．校正の指示に食い違いがなく、スムーズになった！
校正時は同じ絵柄をメンバー間で共有するため、不動産会社さまの修正指示と、クライアントさまの修正指示の齟齬がなくなり、混乱もなくなりました。
５．画像の差し替え指示がわかりやすくなった！
スマプルの校正指示では、画像を入れたい場所を囲んで修正指示をすることができます。
テキストの指示と、添付画像で指示するやり方の両方が可能です。
これにより、ファイルを取り違えることがなくなりました。
▲修正指示例
６．確認が済んでいるかどうか、全体を把握できる！
スマプルは提出した校正の確認が済んでいるかどうか、OKを出しているかどうかを確認することができます。
これにより、スケジュールに沿った進捗状況が確認でき、スケジュール管理にも役立ちました。
▲確認した人はチェックが付いている。
いかがでしたでしょうか？
このように、スマプルは複数の原稿提供者からデータを集める際、とても役立つ効果的なツールです。
お問い合わせいただければ、当社にて最適な運用の流れと資料をご提案させていただきます。
どうぞお気軽にご連絡ください！
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マモリン(仮)
きれいな所でしか住めないマリモの妖精。
マモリンという名前だが
社内でもあまり浸透しておらず、
名前の後ろに(仮)を付けられている。
印刷や環境のことについては博識で、
さまざまな『ヒラメキ』を人々に与えてくれる。
