エクセルの簡単な関数でできる便利ワザ

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「実務に活かせる！Excelで『伝わる』資料を作るコツ」

さて、世の中には、たくさんのエクセルに関する教本やWEBサイトがありますが、そこには「関数」について「こういった機能として使えます」という説明が詳しく載っていると思います。しかしながら実際に仕事の資料つくりの際に行き詰ったときに、どんな関数を使ったら解決できるのかとか、現状使っているデータ管理を、今より効率化するにはどうしたらよいか、という実務としての課題解決は、本やサイトを見ても、自力で解決することがなかなか難しい場合があるのではないでしょうか。

私の考える、その主な理由としては、たとえある程度「関数」に関する知識を持っていたとしても、それを発生した問題の解決策として適切に選択できず、はっきり言ってしまえば･･･解決のための「勘所」を持っていない、ということだと思います。

で、これを解決するには、ズバリ「社内にいる、エクセルや関数に詳しい人に聞く」が一番手っ取り早く、効率的だと思います！笑いやいやマジメなハナシ、関数を使った問題解決の勘所が足りていないわけですから、その不足分を他所から補えればいいわけです。慣れないながらもエクセルで業務をやっている方はぜひ一度、社内にいる(教えたがりの)エクセル名人に相談してみましょう。今まで「このやり方しかない」と思っていた煩雑な作業が、一瞬で片付くかもしれませんよ！

ところで、そういったエクセルを上手に使っている人たちが、何が巧いかといいますと･･･決して難しい関数をめちゃくちゃ知っている、というワケではなく、一見簡単で誰でも知っている機能を、上手に組み合せて使いこなしていることが多いんですよね。なので、そういった人たちはエクセルを目の前にして、こうやれば効率的に処理できる！･･･とヒラメキがあるのだと思います。

ということで、周りにエクセルに詳しい方がいない、関数を使った課題解決の勘所を磨きたい、といったご要望に少しでもお役に立てればと思い、私が知っている範囲で、ひねり出した小技を、お伝えしたいと思います！

◆COUNTIF (カウントイフ) 関数

こちらの機能としては「指定した範囲から、検索条件を満たすデータの数を数える」といういたってシンプルな関数ですが、これを【フィルター機能】と組み合わせるとデータ管理上、なかなか役立つ使い方ができます。

例を挙げてみますと･･･ある項目欄にデータが、縦に並んでいるとします。このマスターとなるデータに、新規の案件を追加しようとした時に「あれ、重複なく、漏れなく追加できたかな？」といった確認をしたいときがあります。ここで、この関数を使うと「マスタのデータの中に、追加したデータが何個あるか？」という数式が簡単に組めます。さらに、その数式をフィルター機能にかけ、全て「1」であれば、重複も漏れもなくＯＫと判断でき、0や2以上あると漏れや、重複をフィルタリングできます。

これによって、確認作業は一瞬で完了し、データ管理の精度もグンと上がります。

さてその他に、エクセルを突き詰めて考えていくと、用途として行き着くのは、やはり「データベース管理」ではないでしょうか。ちなみに、当社ではこのエクセルのデータベース管理の特性を活かして、印刷データに連動させることで、「カタログ」や「商品ＰＯＰ」のような複雑で膨大な情報の組み合わせを、スピーディーに且つ正確に印刷することができます。(この機能は自動組版というのですが、是非コチラhttps://hirameki.noge-printing.jp/service/automatic-typography/もご覧ください！)

皆さんのお役に立てればと、最後はちょっと脱線しましたが･･･。

エクセルはこうやったら改善するかも、というイメージをもてるかどうかが上達のポイントと思います。そういった意味ではスポーツの上達とも似ているかもしれませんね。常に改善に向けて想像力を働かせる･･･この勘所を磨いていくことで、きっと「エクセルはあの人に聞こう」といわれる、社内で一目置かれるようなような達人になれるのだと思います！

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